İş Analizi

Firmaların başarıyı yakalaması tesadüf değildir. Sistematik çalışmak, proaktif karar alma mekanizması oluşturmak, esnek çalışma imkanları sunmak, stratejik uygulamalar üretmek, değişime önem vermek, adil davranmak, müşteri odaklı davranmak vs. gibi kriterler bir markanın başarıyı sağlamasındaki önemli kriterlerdendir.

Markanın veya firmanın ileriye dönük gelişim sağlayabilmesi ancak doğru insan kaynakları yapılanması ve bu yapılanmanın da fonksiyonlarının sağlıklı bir şekilde yerine getirilmesiyle mümkün olabilmektedir.

İş analizi süreçleri insan kaynaklarının alt fonksiyonlarının oluşturulmasında kullanılan en önemli basamaktır. İş analizlerini yeni başlanan inşaatta temel atmaya benzetebiliriz. Temel ne kadar sağlam olursa bina sağlam yani insan kaynakları fonksiyonları sağlıklı olabilmektedir.

İş Analizleri Ne Zaman Yapılır?

  • Firma kuruluş aşamasındayken,
  • Her beş yılda bir,
  • Reorganizasyon (yeniden yapılanma) ihtiyacı doğduğu zamanlarda yapılmaktadır.

İş Analizleri Süreçlerine Henüz Başlamadan Önce

  • Firmanın amacı,
  • Misyon, vizyon ve değerleri (değerler ancak bir süre geçtikten sonra netleşebilir),
  • Firmanın stratejik yol haritası,
  • Rakip analizleri,
  • Pazara giriş zorlukları gibi analizlerin, tanımların, tespitlerin yapılması gerekir.

İş Analizi Nedir?

İş analizi, bir firmada yapılmakta olan işler hakkındaki verilerin toplanması, değerlendirilmesi ve örgütlenmesidir. İşletmedeki tüm işler küçük küçük ögelere ayrılarak toplanır, kaydedilir ve irdelenir. İş analizi tek başına işin içeriğinde olan görevlerin belirlenmesiyle olmayıp, beceri, deneyim, eğitim gibi işin ve işlerin başarılması için insan kaynağında aranan nitelikler ve yapıldığı ortam ile ilgili bilgilerin toplanmasını da içermektedir.

İş Analizinde Hangi Sorular Sorulur?

  • Yapılan iş nedir?
  • Bu iş neden, ne için yapılıyor?
  • Bu işi yapmakta olan kişiden beklenen performans düzeyi nedir?
  • Bu iş veya işler hangi görevlerden oluşuyor?
  • Bu işte hangi makine, teçhizat, malzeme, araç ve gereç kullanılmaktadır?
  • Bu işi veya işleri yapmakta olan kişiden beklenen deneyin, eğitim, yetenek, yetkinlik vb. özellikler nelerdir? Neler olmalıdır?
  • Bu iş için ne derecede bir denetin gerekir?
  • İşin riskleri nelerdir?
  • İş için çalışma ortamı nasıl olmalıdır? gibi sorulara cevap aranır.

İş Analizi Aşamaları

İş analizleri üç etaptan oluşmaktadır. Bunlar kısaca;

  • Hazırlık,
  • İş analizi bilgilerinin toplanması,
  • İş analizi bilgilerinin uygulamasıdır.

İş Analizi Yöntemleri Nelerdir?

Başta ABD olmak üzere farklı iş analizi yöntemleri ve verileri kullanılmaktadır. Ülkemizde ağırlıklı olarak kullanılan yöntemler özetle;

  • Anket,
  • Görüşme,
  • Gözlem,
  • Çalışana günlük tutturulması,
  • Çalışanları filme alma,
  • İş analizi uzmanı tarafından işin ana özelliklerinin belirlenmesi ve
  • Grup görüşmeleridir.

İş analizi ile ilgili olarak bahsi geçen yöntemler harmanlanarak iş tanımları, iş gerekleri ve iş standartları çıkarılabilmektedir. Çalışan sayısı, departman sayısı, şubeler arası uzaklık vb. durumlar göz önünde bulundurulduğunda süre 15 gün ile 6 ay kadar sürebilmektedir.

Tüm bu anlatılanların haricinde yetkinlik bazlı iş analizleri de yapılabilmektedir. Normal analizlerde çalışana daha çok ne yaptığına bakılırken; yetkinliğe bağlı iş analizlerinde nasıl yaptığı irdelenir.

İş Analizinin Sonuçları

İş analizinin sonuçları bize iş tanımlarını, iş gereklerini ve iş standartlarını vermektedir.

İş Tanımı

İş analizinin sonuçlarından biri de iş tanımlarıdır. Buradan çıkan sonuçlar sistematik hale getirilerek kayıt edilir. İş tanımları açık, net ve anlaşılır bir biçimde yazılı hale getirilir ve form üzerine kaydedilir. Yeni işe alımlarda ilan verilmesi halinde sadece iş tanımlarından yararlanılır. İş tanımları formunda genelde şu öğeler bulunmaktadır;

  • İşin kimliği,
  • İşin konusu,
  • İşin adı, özeti, işin bağlı olduğu birim, bölüm, departman ve kodu,
  • Tanımların hazırlandığı tarih,
  • İşin amacı,
  • Görev ve sorumluluklar yer almaktadır.

İş tanımları ağırlıklı olarak;

  • Görev, yetki ve sorumluluklar mantıklı bir düzenle sıralanır,
  • Aynı görevler ve sorumluluklar açık, yalın ve kısa ifade edilir,
  • Her bir cümleye bir eylem ile başlanılır,
  • Mümkün olduğunca sayısal terim ve ifadeler kullanılır,
  • Açık veya net olmayan terimler yerine belirli spesifik terimler kullanılır,
  • Standart bir terminoloji kullanılır,
  • Nasıl, ne zaman ve ne için sorularına cevap verilir,
  • Performans değerlendirme sürecinde kullanılacak standartlar açık bir dille belirlenir.

İş Tanımları Nerede Kullanılır?

  • Performans değerlendirme,
  • Seçme ve yerleştirme (işe alım),
  • Terfi ve atama,
  • Başarı standartları oluşturma,
  • İş değerleme ve
  • Eğitim süreçlerinde kullanılmaktadır.

İş Gerekleri

İş gerekleri, bir işi yapacak çalışanda olması gereken nitelikleri yansıtır. Bu nitelikler;

  • Yetenek gerekleri : Eğitim, deneyim, özel bilgi ve beceri, hızlı karar alma-verme vb.
  • Çaba gerekleri : Zihinsel açıdan, bedensel açıdan,
  • Sorumluluk gerekleri : Mali, malzeme, teçhizat ve gözetim,
  • Çalışma koşulları : İşin tehlike boyutu, çalışma ortamıdır.

İş Standartları

Yapılacak işler için belirlenen tanım ve kriterlerdir. Çalışanların çabaları için ulaşılması gereken hedeflerdir. Bir işin başarı düzeyinin tespitinde kullanılan kriterdir. Firmadaki bölüm yöneticilerinin, çalışanlardan ne beklemesi konusunda yardımcı olmaktadır.